Cara Memberikan Kata Sambutan Yang Baik dan Benar.

Banyak orang yang menjadi ketua dalam beberapa hal, baik itu ketua panitia, ketua suatu organisasi, dan banyak lagi. Sebagai ketua kita sering ditunjuk untuk memberikan kata sambutan dalam sebuah acara, kadang kita gugup dan tidak siap untuk memberikan kata sambutan dalam acara yang kita angkat. Namun hal ini tidak bisa kita elakan, demi memudahkan untuk memberikan kata sambutan, alamgkah baiknya kita mmepersiapkan diri terlebih dahulu, karena jika kita tidak siap, kita bisa saja salah dalam menyampaikan kata sambutan, bahkan kita lupa apa yang ingin kita sampaiakan. Disini saya akan memaparkan bagaimana memberikan kata sambutan yang baik dan benar. Untuk memberikan kata sambutan terdapat berbagai metode, yaitu  metode umum dan metode P.R.E.P.

1. Metode Umum untuk Pidato Sambutan

Pidato sambutan, dari beberapa sumber yang saya baca, sebenarnya adalah semacam pidato singkat yang sebaiknya memenuhi struktur berikut: ada bagian pembuka, ada bagian isi materi dan ada bagian penutup agar sambutan bisa baik dan berkesan.

Pembukaan: memberikan pembukaan sambil memberikan “attention getting” ke audiens.

Isi Materi: memberikan detail penjelasan atas tema dan manfaatnya.

Penutup: memberikan kesimpulan dan ajakan aksi kepada audiens.

Sambutan bisa saja disampaikan dengan naskah atau tanpa naskah, tetapi struktur sebaiknya harus lengkap. Sebagai ilustrasi, saya ingin memberikan contoh pendek sambutan seorang GM Produksi suatu perusahaan di acara safety talk dengan tema “Kesehatan Ginjal” berikut ini:

(Pembukaan) Assalamu alaikum Wr. Wb. terima kasih atas kesempatan yang diberikan untuk saya. Pertama-tama saya ucapkan selamat datang kepada Ibu Dokter dan terima kasih telah menyempatkan waktunya untuk hadir dan memberikan presentasi di safety talk perusahaan kami. Terima kasih juga untuk kehadiran teman-teman kerja semua. 

(Isi materi) Seperti kita sama-sama ketahui, safety talk adalah program bulanan di perusahaan kita yang ditujukan untuk selalu memberikan penyegaran dan meningkatkan perhatian dari teman-teman sekalian akan pentingnya keselamatan dan kesehatan kerja. Materi perihal kesehatan ginjal saat ini sangat bagus sekali. Saya yakin materi ini sangat berguna untuk kita semua. 

(Penutup) Mari sama-sama kita berikan perhatian untuk mendengarkan penjelasan dari Dokter. Semoga kita bisa mengambil manfaat dan mempraktekkan cara-cara baik untuk menjaga ginjal kita agar tetap sehat. Terima kasih. Assalamu Alaikum Wr. Wb. 

2. Metode P.R.E.P untuk Pidato Sambutan

Sambutan seperti diatas sudah oke sebenarnya. Namanya juga sambutan, kita bebas mau menyampaikan apa yang penting relevan dengan acara. Namun, ada metode lain bisa kita gunakan agar sambutan kita menjadi lebih baik.

Ada lebih dari 2 metode yang bisa kita gunakan, tetapi saya sangat suka belajar dan menggunakan satu metode saja yakni metode P.R.E.P. Metode ini bisa kita gunakan pada acara apapun bila terpaksa kita harus memberikan sambutan meskipun tanpa persiapan.

Metode P.R.E.P merupakan singkatan dari Point, Reason, Example, Point. Metode ini menyajikan kerangka sambutan sebagai berikut: 

Point: menyampaikan tema awal Anda (pembukaan)

Reason: menjelaskan alasan Anda memilih tema tersebut (isi materi)

Example: memberikan tambahan penjelasan atau contoh atau penjelasan detail atas alasan tema Anda (isi materi)

Point: memberikan suatu kesimpulan dan ajakan aksi (penutup)

Sebagai Ilustrasi, sambutan GM Produksi tadi diatas bisa dikembangkan dengan metode P.R.E.P menjadi sebagai berikut:

(Point) Assalamu alaikum Wr. Wb. terima kasih atas kesempatan yang diberikan untuk saya. Selamat datang dan terima kasih atas kesediaan Dokter untuk hadir dan memberikan presentasi kali ini. Terima kasih juga kepada teman-teman kerja semua yang bersedia untuk hadir pada safety talk kali ini yang akan menyajikan tema perihal “Kesehatan Ginjal”. 

(Reason) Seperti teman-teman tahu, ginjal sehat adalah angurah dari Maha Pencipta yang harus kita jaga selalu sama seperti kita menjaga jantung, hati atau paru-paru. 

(Example) Ginjal sehat akan bekerja baik untuk menyaring sampah di dalam tubuh dan mengeluarkannya dari dalam tubuh. Orang bilang kita harus teratur minum setiap hari untuk menjaga ginjal kita agar tetap sehat. Menjaga makan-makanan tertentu, tidak banyak minum soda dan lain sebagainya. Namun, apakah benar demikian kata orang itu? Saya yakin jawabannya bisa kita dapatkan dari presentasi yang akan disampaikan Dokter hari ini. 

(Point) Mari sama-sama, kita berikan perhatian untuk mendengar penjelasan dari Dokter. Semoga kita bisa mengambil manfaat dan mempraktekkan cara-cara baik untuk menjaga ginjal kita tetap sehat. Terima kasih sekali lagi. Assalamu Alaikum Wr. Wb.

Sumber: dedenhendrayana.com/2013/08/02/cara-memberikan-pidato-sambutan-yang-baik-meskipun-tanpa-persiapan/